Pengelolaan Dokumen di DPMD PPU akan Beralih ke Digital

PPU, nomorsatukaltim.com - Tata kelola dokumen kerap menjadi masalah. Maka dari itu, Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Penajam Paser Utara (PPU), menerapkan aksi perubahan ke sistem digital. Untuk mempercepat korespondensi dan tata naskah. Namanya aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran (Siaran). Melalui penerapan aplikasi tersebut, maka berbagai urusan diyakini dapat berjalan lebih mudah, cepat, dan tepat. Mulai tata kelola administrasi surat masuk, disposisi, dan distribusi surat ke luar. "Penerapan aplikasi Siaran, lanjutnya, sesuai dengan visi Kabupaten PPU yang Maju, Modern dan Religius, terutama di misi ke- 10. Yakni pengembangan sistem informasi yang andal untuk peningkatan dan pengembangan layanan pemerintahan dan ekonomi," ujar Sekretaris DPMD Kabupaten PPU Usep Supriatna, Minggu (28/11/2021) kepada nomorsatukaltim.com - Disway News Network (DNN). Baca juga: DPMD PPU Fokus Gali Potensi Desa Aplikasi ini sudah diluncurkan langsung oleh sang kepala DPMD PPU, Saidin, pekan lalu. Dilanjutkan sosialisasi, dan saat ini sedang berjalan pelatihan bagi operator aplikasi Siaran. "Rencana aksi perubahan ini dilakukan sesuai dengan visi mewujudkan daerah yang modern, ditandai dengan penerapan tata kelola pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi terkini," katanya. Karena selama ini DPMD PPU masih menggunakan prosedur manual dalam pengelolaan surat. Sehingga sering timbul masalah yang membuat dokumen sulit dikelola dengan baik. Permasalahan tersebut antara lain dokumen tidak terarsip akibat minimnya kontrol terhadap dokumen yang masuk. Juga tidak terpusatnya pengelolaan dokumen, sehingga dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan menjadi sangat lama. Kemudian dokumen mudah hilang atau terselip. Keamanan dan kerahasiaan dokumen tidak terjamin. Banyak versi dokumen yang beredar karena tidak adanya kontrol terpusat atas pengelolaan dokumen. Sehingga membuat kebingungan antar bidang. "Dampak lainnya adalah anggaran membengkak, karena dinas harus mengeluarkan anggaran besar untuk belanja lemari, kertas dan harus menyiapkan ruangan khusus penyimpanan. Sebagai contoh, tahun lalu saja DPMD mengelola 2.193 surat masuk dan ke luar," ucap Usep. Ia melanjutkan, proses kerja dalam organisasi dituntut cepat, efektif, dan efisien. Bahkan birokrasi yang terlalu panjang dan kaku pun harus diubah lebih cepat dan fleksibel. Jadi keberadaan aplikasi ini menjadi jawaban atas permasalahan tersebut. "Untuk tahap awal diterapkan di internal DPMD dulu. Ke depan setelah on-going dengan penambahan-penambahan fitur tertentu dan sudah mature, aplikasinya akan dikembangkan di desa-desa dalam rangka mewujudkan desa digital," pungkas Usep. (rsy/zul)