Sebuah Insight: Menggali Lebih Dalam Peran Public Relations

Public relations atau kerap dikenal sebagai Humas (Hubungan Masyarakat) merupakan sebuah profesi yang berisikan kegiatan komunikasi atau proses yang telah direncanakan dan dilakukan secara sengaja untuk menjalin hubungan dengan pihak internal maupun eksternal serta memiliki pengaruh dan peran yang penting di dalam suatu perusahaan. Menurut Frank Jefkins dalam Maryam & Priliantini (2018), mengemukakan bahwa Public Relations merupakan sebuah aktivitas meringkas kepaduan dalam berkomunikasi dengan sistematis kepada publiknya untuk mendapatkan visi khusus yang berlandaskan pada aspek pandangan. Perkembangan citra perusahaan kendatinya merupakan peranan penting bagi Public Relations. Profesi ini merupakan penghubung antara pihak-pihak yang memiliki kepentingan tertentu baik pihak eksternal maupun internal di suatu perusahaan demi mencapai kepentingan bersama. “Pekerjaan yang paling sulit ditebak adalah PR.” ungkap Ade Ismail Ramadhan alumni S1 Sastra Inggris Universitas Mulawarman. Sambil membawa branding kampus dan akan berhadapan dengan hal yang berbeda-beda setiap harinya. Tapi dari berbagai banyak tantangan yang ditemui. Kelebihan yang dirasa ketika memutuskan menjadi pekerja PR dan akan berhadapan dengan orang banyak dan membangun jejaring dan relasi yang luas. Selain itu, berhadapan dengan berbagai orang lewat latar belakang yang berbeda merupakan salah satu kemampuan seorang PR untuk menguasai skill komunikasi yang baik, bersikap lebih profesional, dan kesiapan mental yang kuat bagi seorang PR juga di nilai menjadi hal yang penting. Sebagai wajah perusahaan dalam menghadapi berbagai masalah yang ada seorang PR harus bisa sebaik mungkin dapat mengatur emosi dan sikap yang baik. Lebih lanjut, di dalam artikel ini akan memuat insight lebih mendalam dari hasil wawancara dengan narasumber yang merupakan seorang praktik public relations. Public Relations Tanggung Jawab Bersama “Pada dasarnya pekerjaan PR tidak dilakukan sendiri. Pekerjaan PR sudah menjadi tanggung jawab segala pihak internal yang terkait. Mulai dari Dosen, Mahasiswa, Tenaga Pendidik, Cleaning Service, hingga Security. Karena ketika identitas internal baik, maka ini akan memudahkan pekerjaan PR dalam melakukan komunikasi dan kerjasama dengan pihak eksternal," kata Ade. Ade saat ini telah genap empat tahun menekuni profesi sebagai Kepala Humas di Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur. Menurutnya, sudah menjadi tugas seorang PR untuk bisa meningkatkan citra dan reputasi perusahaan, tingkat kualitas suatu perusahaan juga menjadi yang hal yang penting bagi seorang PR. Ketika kualitas internal yang tergabung baik, ini akan memudahkan untuk seorang PR melakukan program kerja ke berbagai pihak. Oleh karena itu, ada baiknya bagi seorang PR untuk lebih mengetahui kualitas lingkup internal pekerjanya. Karena ketika hendak melakukan kerjasama dengan pihak eksternal, tentunya PR juga akan membawa nama baik tempatnya bernaung. Menghadirkan Berbagai Program Kerja sama   Sudah menjadi tugas PR dalam menghadirkan banyak program dan kerja sama yang baik dalam menunjang kualitas perusahaan atau lembaga yang dinaungi. Sehingga memudahkan masyarakat untuk mengetahui kualitas internal perusahaan. Salah satu program yang mencerminkan poin ini adalah melakukan campaign positif value di lingkungan Masyarakat yang menjadi landasan utama dan peran penting dari PR di Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur sebagai penghubung dalam melakukan kolaborasi dari pihak internal kampus ke eksternal.

1. Brand Awareness

“Kami tidak pernah menargetkan untuk mencari Mahasiswa melalui kampanye yang kami hadirkan. Namun, target utama kami adalah sejauh mana masyarakat mengetahui keberadaan UMKT. Kami ingin memberikan kesan yang baik, positif, inspiratif, dan dikemas secara profesional di mata masyarakat," ujar Ade. Public relations diharapkan dapat melakukan strategi komunikasi melalui program ini. Sederhananya, melalui program ini memudahkan masyarakat untuk lebih mengetahui dan mengenal lebih dalam tentang UMKT.

2. Deliver University Value (Campaign Social Media)

“Kami selalu membaca peluang dan target yang berkembang di era saat ini. Media Sosial menjadi target utama kami dalam melakukan kampanye dan penyebaran informasi. Kurang lebih 80% kampanye kami sebar melalui sosial media”. Hadirnya UMKT di media sosial diharapkan dapat membawa Deliver University Value (Menyampaikan Nilai Universitas) yang kreatif dan  inspiratif. Humas UMKT lebih banyak bekerja di bidang media sosial, hal ini menjadi tantangan yang semestinya dikelola dengan baik oleh tim Humas. Mengingat pengguna media sosial semakin tinggi terutama bagi kalangan anak muda, melalui media sosial tim humas menghadirkan sebuah gebrakan arus baru dalam menyampaikan sebuah pesan dan tentunya tetap mengutamakan nilai kampus yang positif. Melalui media sosial penyampaian informasi dianggap lebih akurat dan cepat. Namun penyampaian melalui gaya lama seperti media cetak dan pemasangan baliho pun masih terus dilakukan. Di dalam program ini rutin melakukan perencanaan pengembangan konten dengan melakukan content schedule per tiga bulan, hal-hal yang dimuat seperti: Selasa Seru (Konten quote motivasi yang berhubungan dengan dunia perkuliahan), Jumat Berkah (Konten quote islami yang dikemas dan di desain secara profesional yang menginspirasi), dan Minggu (kuis dan tebak gambar). Pengembangan ide dan kreativitas harus lebih di kembangkan ketika berhubungan dengan media sosial. Ade sempat mengungkapkan salah satu kreativitas yang sempat menuai perhatian publik di tahun 2021 lalu, ketika salah satu strategi keberhasilan nya saat melakukan penyebaran informasi tentang penerimaan Mahasiswa Jalur Influencer di tahun 2021. Munculnya gebrakan baru tersebut sempat menjadi buah bibir saat itu, mulai dari grafik sosial media yang bertambah pesat, dan banyaknya media yang meliput. Melalui Campaign Social Media ini beberapa penghargaan yang telah diraih, seperti Juara 3 (Bronze Winner) Anugerah Humas Kategori PTS Sub Kategori Media Sosial Dikti Ristek di tahun 2021 dan 2022. Merupakan suatu kebanggaan UMKT bersaing dengan Perguruan Tinggi Swasta di Indonesia dan berhasil menjuarai selama dua kali berturut-turut.

3. Kerja sama

“Pada dasarnya kita kerja sama hampir dengan semua lingkup, baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan pemerintah Kota dan pemerintah Provinsi,” ungkap Ade. Menjadi sebuah tanggung jawab PR sebagai jembatan penghubung saat pihak eksternal yang ingin melakukan kerjasama dengan pihak internal. Pembagian tugas PR juga dilakukan dengan kantor urusan kerjasama kampus ketika hendak berhubungan dengan pihak pemerintah setempat. PR juga melakukan kerjasama luar negeri melalui MoU (Perjanjian Kerjasama) dalam melakukan riset atau bergabung ke dalam riset juga bekerjasama untuk studi lanjut bagi dosen dan mahasiswa. Hambatan yang Ditemukan Jika berbicara mengenai hambatan tentunya di dalam setiap pekerjaan pasti selalu ada hambatan yang ditemukan, Ade mengungkapkan bahwa menjadi seorang PR terdapat beberapa hambatan yang kerap kali muncul, seperti:

1. Keterbatasan Sumber Daya Manusia

Secara struktural, Kepala Humas sendiri tidak banyak memiliki staff, yang membuat kurangnya SDM dalam melakukan program kerja, dan ini membuat Humas untuk lebih ekstra dalam mengelola berbagai program campaign. Dalam mengatasi ini, tim humas membuka ‘Volunteer Join Campaign’ hal ini membuka peluang bagi setiap Mahasiswa yang ingin bergabung ke dalam Tim Humas. Membuka wadah bagi mahasiswa untuk menuangkan ide kreatif dalam menghasilkan berbagai konten. Melalui program ini mahasiswa akan diberikan kebebasan untuk menggunakan berbagai alat yang disediakan oleh Humas dan setelah itu akan diberikan sertifikat penghargaan oleh Humas.

2. Kreativitas 

Koordinator inti dari Public Relations adalah bagaimana ia menghasilkan sebuah brand identity idea yang unik dan berbeda dari kampus swasta lainnya.

3. Kritik Publik dan Netizen

Sebagian besar program dilakukan melalui Kampanye Media Sosial terkadang menjadi hal yang sulit terkontrol dan berbenturan dengan manajemen control issue di UMKT. Melalui manajemen krisis, ketika menghadapi suatu permasalahan yang berkaitan dengan kampus. Tentunya harus melalui beberapa standar prosedur. Menanggapi berbagai macam masalah baik itu dalam skala kecil maupun besar. Dalam skala kecil biasanya akan masuk sebagai bentuk kritik dan menjadi saran agar lebih baik kedepannya. Namun, ketika dihadapkan dengan kasus skala besar, akan mengikuti standar prosedur yang ada. Memastikan kebenaran dan fakta-fakta yang ada. Setelah itu akan ada pembentukan tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah tersebut, mulai dari juru bicara yang ditunjuk. Selain itu, ketika perusahaan sedang berhadapan dengan hal semacam itu, segala program campaign akan dihentikan sementara, mereka akan fokus untuk melakukan penyelesaian masalah tersebut. Setelah itu, pengumpulan fakta, respon, dan hasil. Ketika pihak perusahaan yang terbukti bersalah maka harus mengambil langkah tegas sesuai prosedur yang ada. Melakukan klarifikasi dengan mendatangkan berbagai media. Setelah itu PR akan melakukan follow-up terkait isu tersebut, sampai ke tahap finalisasi, dan melakukan evaluasi agar hal tersebut tidak terulang kembali. Tentunya semua kendala ini menjadi tantangan yang wajib diselesaikan dengan baik oleh seorang public relations. Tips Bagi Pekerja PR Ade juga membagikan sedikit tips yang ia rasakan sebagai pekerja public relations. Ia  mempertegas kepada rekan atau para pekerja yang nantinya akan terjun langsung ke dalam profesi ini ada baiknya untuk dapat memperkuat literasi public speaking, menurutnya semua kegiatan yang ia lakukan tak terlepas dari komunikasi, ketika hendak berurusan dengan berbagai pihak, komunikasi memegang kunci utama bagi seorang yang bergerak di bidang ini. Penting bagi seorang PR untuk menguasai skill public relations, mengukur sejauh apa seorang PR dalam melakukan perencanaan di sebuah perusahaan.  Dan juga penting bagi seorang PR untuk bisa mempelajari sosial media branding, strategi, dan komunikasi sosial. Melihat besarnya peluang yang ada di media sosial seorang PR harus kreatif karena ketika PR tidak kreatif, maka tidak akan ada pembeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Dan ketika perbedaan itu tidak ada, maka perusahaan akan mengalami keterlambatan dan tertinggal jauh dari perusahaan lain. Jika lambat, pasti akan tertinggal. Apalagi di era saat ini, era serba cepat. Selagi peluangnya positif, ambil lakukan gebrakan dan inovasi baru. (*) *Mahasiswi Semester 2 Program Studi S1 Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Mulawarman.

Sumber: